Fakty znane organowi z urzędu również nie wymagają dowodu. Są to fakty, z którymi organ (pracownik organu prowadzącego dane postępowanie lub inni pracownicy) zapoznał się w toku swego urzędowania i w związku z urzędowaniem, a nie prywatnie. Ograniczenie to jest uzasadnione tym, że pracownik organu nie może rozstrzygać danej sprawy na podstawie tzw. prywatnej wiedzy. Fakty znane organowi z urzędu to fakty, o których pracownik organu dowiedział się przy wykonywaniu czynności urzędowych, a nie fakty, które doszły do pracownika w inny sposób. Omawiane fakty to te, które organ prowadzący postępowanie zna z powodu wykonywanych funkcji bądź zajmowanego stanowiska. Nie chodzi tu o fakty, które pracownik organu zna z własnego doświadczenia, ale o fakty, które wynikają z materiałów dostępnych mu w związku z jego pracą w urzędzie.
Fakty znane organowi z urzędu mogą mieć wpływ przede wszystkim na dokonanie lub niedokonanie określonej czynności procesowej. Nie można przyznawać tym faktom takiego znaczenia, aby w oparciu o ich treść, organ mógł dokonać rozstrzygnięcia w danej sprawie.[1] Czyli, są to fakty, które mogą mieć wpływ na bieg samego procesu.
Fakty znane organowi z urzędu mogą stanowić podstawę do przeprowadzenia postępowania dowodowego z urzędu. Omawiane fakty nie mogą być uważane za fakty notoryjne, ponieważ są znane tylko organowi. W przeciwieństwie do faktów powszechnie znanych, należy zakomunikować je stronie, ponieważ mogą być jej nieznane (art. 77§4 zd. 2). Strona nie może żądać od organu, aby je udowodnił, jednakże ma prawo przedstawić dowód przeciwko istnieniu tych faktów. Możliwe jest, że fakty znane organowi z urzędu są oparte na błędnej informacji.[2]
Naruszenie obowiązku zakomunikowania stronie o faktach znanych organowi z urzędu, stanowi wadę postępowania, które powoduje uchylenie decyzji przez sąd administracyjny. Jeżeli organ przytoczy fakty znane mu z urzędu dopiero w uzasadnieniu decyzji, czyli bez uprzedniego zakomunikowania ich stronie w toku postępowania, to naruszy on art. 77. NSA w wyroku z dnia 11.05.1993r., V SA 2360-2364/92, orzekł „1. Dopuszczalne jest uznanie faktów wynikających z dokumentacji organu celnego za znane temu organowi z urzędu (art. 77§4 k.p.a.), 2. Wykonanie przez organ celny obowiązku, o którym mowa w art. 77§4 in fine k.p.a., powinno nastąpić w takim terminie, aby strona przed wydaniem decyzji przez organ mogła – w ramach przysługującego jej uprawnienia do wypowiedzenia się o zebranych dowodach i materiałach oraz zgłoszonych żądaniach (art. 10§1 k.p.a.) – ustosunkować się także do faktów znanych organowi z urzędu.”[3]
W wyroku z dnia 09.02.1990r., III SA 1379/89 NSA przyjął „W sprawach, w których jedną z podstaw odmowy wydania zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych jest wyczerpanie limitu punktów sprzedaży ustalonego dla danego terenu, dopiero wskazanie w aktach sprawy przed wydaniem ostatecznej decyzji, danych dotyczących liczby takich punktów sprzedaży faktycznie funkcjonujących na danym terenie na podstawie nadal aktualnych zezwoleń, adresów tych punktów, ich nazw i podmiotów gospodarczych, które je prowadzą, może być uznane na spełnienie wymogów z art.77§4 i 81 k.p.a..”[4]
Fakty przyznane przez stronę również nie wymagają dowodu. Chodzi tu nie tylko o fakty przytoczone przez stronę przeciwną w postępowaniu administracyjnym, w którym biorą udział strony o spornych interesach, ale także o fakty przytoczone przez organ prowadzący postępowanie.[5] Aby można było uznać te fakty, musi zostać spełniony warunek wymagany przez art. 229 k.p.c. „przyznanie nie budzi wątpliwości co do swej zgodności z rzeczywistym stanem rzeczy.” Oceny spełnienia tego warunku dokonuje organ.
[1] Por. K. Piasecki „Kodeks postępowania cywilnego z komentarzem”, Warszawa 1989r., t. II, s. 45.
[2] Por. W. Dawidowicz „Postępowanie administracyjne – zarys wykładu”, Warszawa 1983r, s. 170.
[3] Wyrok NSA z dnia 11.05.1993r, V SA 2360-2364/92, ONSA 1994r, Nr 2, poz. 82.
[4] Wyrok NSA z dnia 09.02.1990r, II SA 1379/89, ONSA 1990r, Nr 1, poz. 17.
[5] Por. Z. Janowicz „Kodeks postępowania administracyjnego – komentarz”, Warszawa 1992r, s. 194.