Do zagadnień dotyczących przedmiotu dowodu zalicza się także te, które zasadniczo nie dotyczą problematyki dowodowej w ścisłym tego słowa znaczeniu. Przepisy procesowe zezwalają organowi procesowemu na dokonywanie ustaleń faktycznych bez przeprowadzenia dowodów. Dotyczy to faktów powszechnie znanych i faktów znanych organowi z urzędu. Większość systemów procesowych normuje kwestię tzw. notoryczności, należy ona do instytucji ogólnie przyjętych.
Zgodnie z art. 77§4 „Fakty powszechnie znane oraz fakty znane organowi z urzędu nie wymagają dowodu. Fakty znane organowi z urzędu należy zakomunikować stronie.” „Faktami w znaczeniu przedmiotu dowodu są nie tylko zdarzenia konkretne, oznaczone w czasie i przestrzeni, przeszłe albo współczesne, ale także stany świata zewnętrznego, np. stan pogody w danym dniu, i stany psychiczne, jak np. zamiar, wola, zgoda. Przedmiotem dowodu są fakty mające dla rozstrzygnięcia sprawy istotne znaczenie.”[1]
Zasada prawdy obiektywnej nie sprzeciwia się procesowemu znaczeniu faktów notorycznych, ale wywiera ona duży wpływ na ukształtowanie pojęcia tych faktów i wyznacza ich stosowną rolę procesową.[2] Fakty notoryczne mogą zostać zaliczone do faktów bezspornych, ich znaczenie procesowe polega przede wszystkim na tym, że zwalniają one strony i organ od obowiązku ich dowodzenia. Są one jednym ze sposobów czynienia ustaleń faktycznych. W pewnym zakresie ułatwiają postępowanie dowodowe. W oparciu o zasadę prawdy obiektywnej, za fakty notoryczne można uznać te, które odpowiadają rzeczywistości. To, czy dany fakt jest powszechnie znany należy ocenić w sposób obiektywny.
Fakty powszechnie znane, to okoliczności, zdarzenia, czynności lub stany, które są znane każdemu przeciętnie rozsądnemu, posiadającemu przeciętne doświadczenie życiowe mieszkańcowi miejscowości, w której znajduje się siedziba organu administracji publicznej. Powszechnie znane są zdarzenia, które normalnie i zwyczajnie zachodzą w pewnym czasie i miejscu. Fakty notoryczne mogą dotyczyć zjawisk, stanów, wydarzeń różnego rodzaju, np. wydarzeń historycznych (wybuch wojny), politycznych (zmiana ustroju), procesów ekonomicznych (dewaluacja pieniądza), również określonych wiadomości topograficznych. Tego, co jest powszechnie znane nie można określić w oparciu o stałe kryteria ponieważ zależy to od miejsca i czasu.
„Za fakt powszechnie znany będzie (…) można uznać, tylko taki fakt, zgodny z obiektywną rzeczywistością, którego istnienia nie można by obalić w drodze przeciwdowodu. Cechą faktu notorycznego zatem z założenia jest niezaprzeczalność.”[3]
Nie może być uznany za fakt powszechnie znany fakt, który nie jest znany stronom, i o którego istnieniu nie wie organ. W pewnym sensie notoryczność jest uzależniona od podmiotów.
Źródła wiadomości organu i stron o faktach, w zależności od ich rodzaju mogą być różne. Źródła te można podzielić na ustne i pisemne oraz na oficjalne i nieoficjalne. Źródłem pisemnym nieoficjalnym powszechnej znajomości danego faktu może być informacja prasowa. Jednak nie wszystkie wiadomości, które znajdują się w prasie, mogą zostać wykorzystane jako źródło notoryczności. Jako fakty nie wymagające dowodu mogą być uznane informacje zamieszczone w prasie, które mają charakter oficjalny.
Fakty notoryczne można podzielić na te dotyczące teraźniejszości i przeszłości (biorąc pod uwagę kryterium historyczne). Fakty, które powstały w odległej przeszłości mogą odgrywać pewną rolę. Omawiane fakty mogą mieć charakter pozytywny i negatywny – ponieważ w swej treści mogą zawierać twierdzenie o istnieniu lub nieistnieniu danej okoliczności. Notoryczność możemy podzielić na ogólną i szczególną, ta pierwsza ma miejsce gdy pewne fakty, ze względu na swój charakter mogą być znane każdemu normalnemu człowiekowi, ponieważ aby zaobserwować fakt, nie trzeba posiadać żadnych specjalnych wiadomości. Taki fakt może zaobserwować każda osoba. Istnieje jeszcze pewna grupa faktów, które mogą zostać stwierdzone tylko przez pewną liczbę osób. Są to specjaliści w danej dziedzinie wiedzy i w tym przypadku mówimy o notoryczności szczególnej. Fakt, który jest sprzeczny z opinią biegłego, posiadającego wiadomości fachowe w danej dziedzinie nie może być uznany za fakt notoryczny. Fakty powszechnie znane stanowią część materiału faktycznego sprawy, na równi z faktami, które trzeba udowodnić. Jednakże mają one ogólne znaczenie w procesie.
Fakty notoryczne są przeważnie faktami prostymi i w większości nie wchodzą one bezpośrednio w zakres danego stosunku prawnego jako tzw. fakty powodujące powstanie, zmianę i wygaśnięcie stosunku prawnego.[4] Na podstawie samego faktu notorycznego nie można rozstrzygnąć danej sprawy ponieważ mają one tylko pomocnicze znaczenie, są jedną z okoliczności stanu faktycznego, który jako całość powoduje określone skutki prawne.
Fakty powszechnie znane mogą odegrać szczególną rolę jako podstawa przy ustalaniu określonej daty czynności prawnej lub zdarzenia. Mogą one odgrywać pewną rolę przy konstruowaniu przeciwdowodu przeciwko domniemaniu prawnemu.[5]
Stwierdzenie faktów powszechnie znanych musi być podporządkowane ogólnym regułom postępowania dowodowego, ponieważ stanowią one w danym procesie jedną z okoliczności stanu faktycznego. Fakty notoryjne są uwzględniane z urzędu, choćby strony nie powoływały się na nie. Organ nie musi zwracać na nie uwagi stron.
Zakres faktów notoryjnych zależy od poziomu wykształcenia i zakresu informacji, które są przekazywane społeczeństwu oraz od dostępu do tej informacji w określonych środowiskach społecznych.
Fakty powszechnie znane (fakty notoryjne lub notoryczne) stanowią szczególną kategorię okoliczności faktycznych w postępowaniu administracyjnym, które ze względu na swoją oczywistość i powszechną dostępność wiedzy nie wymagają przeprowadzania postępowania dowodowego. Instytucja ta służy usprawnieniu postępowania oraz realizacji zasady szybkości i prostoty procedury administracyjnej, jednocześnie nie naruszając zasady prawdy obiektywnej. Uznanie określonych faktów za powszechnie znane pozwala organowi administracji na oparcie rozstrzygnięcia na wiedzy ogólnodostępnej, bez konieczności formalnego wykazywania jej istnienia przez strony.
Fakty powszechnie znane to takie okoliczności, które są znane szerokiemu kręgowi osób w danym czasie i miejscu albo mogą być bez trudu ustalone na podstawie ogólnie dostępnych źródeł. Nie chodzi przy tym o wiedzę specjalistyczną, lecz o informacje wynikające z codziennego doświadczenia społecznego, realiów życia publicznego lub oczywistych zjawisk. Przykładem mogą być podstawowe fakty geograficzne, powszechnie obowiązujące święta państwowe, znane wydarzenia historyczne czy typowe zjawiska przyrodnicze. Ich wspólną cechą jest brak potrzeby szczegółowego dowodzenia, ponieważ ich istnienie nie budzi racjonalnych wątpliwości.
W postępowaniu administracyjnym fakty notoryjne zwalniają organ z obowiązku przeprowadzania dowodów, co jednak nie oznacza dowolności w ich stosowaniu. Organ powinien zachować ostrożność przy kwalifikowaniu danej okoliczności jako powszechnie znanej, ponieważ błędne uznanie faktu za notoryjny może prowadzić do naruszenia prawa strony do czynnego udziału w postępowaniu. W doktrynie i orzecznictwie podkreśla się, że fakt powszechnie znany musi być obiektywnie dostępny i weryfikowalny, a nie oparty wyłącznie na subiektywnym przekonaniu organu lub jego pracowników.
Istotnym zagadnieniem jest rozróżnienie faktów powszechnie znanych od wiedzy urzędowej organu. Wiedza urzędowa obejmuje informacje wynikające z działalności danego organu lub z akt innych spraw, które nie zawsze mają charakter powszechny. Tego rodzaju informacje nie mogą być automatycznie traktowane jako fakty notoryjne i co do zasady powinny zostać ujawnione stronom oraz wprowadzone do materiału dowodowego. Fakt powszechnie znany to natomiast okoliczność dostępna każdemu, niezależnie od pełnionej funkcji czy dostępu do dokumentów urzędowych.
Z punktu widzenia praw stron postępowania administracyjnego istotne jest, że organ powinien poinformować strony, iż zamierza oprzeć się na faktach powszechnie znanych. Umożliwia to stronie odniesienie się do przyjętych założeń oraz ewentualne zakwestionowanie ich notoryjnego charakteru. Zasada czynnego udziału strony w postępowaniu wymaga, aby nawet w przypadku faktów niewymagających dowodu strona miała możliwość przedstawienia swojego stanowiska, zwłaszcza gdy uznanie danego faktu za powszechnie znany może mieć istotny wpływ na treść rozstrzygnięcia.
W praktyce administracyjnej fakty notoryjne najczęściej pojawiają się jako element pomocniczy, uzupełniający zasadniczy materiał dowodowy. Rzadko stanowią one jedyną podstawę rozstrzygnięcia, ponieważ większość spraw administracyjnych dotyczy indywidualnych i zindywidualizowanych stanów faktycznych. Niemniej jednak ich prawidłowe zastosowanie może znacząco usprawnić postępowanie, ograniczając formalizm i skracając czas potrzebny do wydania decyzji.
Orzecznictwo sądów administracyjnych konsekwentnie wskazuje, że zakres faktów powszechnie znanych nie jest nieograniczony i podlega kontroli sądowej. Sąd bada, czy organ zasadnie uznał określoną okoliczność za notoryjną oraz czy nie doszło do naruszenia zasady prawdy obiektywnej lub prawa strony do obrony. W przypadku stwierdzenia, że fakt nie miał charakteru powszechnie znanego, decyzja administracyjna może zostać uchylona z uwagi na niepełne wyjaśnienie stanu faktycznego.
Z perspektywy funkcjonalnej fakty powszechnie znane pełnią rolę instrumentu racjonalizacji postępowania administracyjnego. Pozwalają one na koncentrację działań dowodowych na okolicznościach rzeczywiście spornych lub wymagających szczegółowego ustalenia, zamiast angażowania środków proceduralnych w dowodzenie oczywistości. Jednocześnie ich stosowanie musi pozostawać w zgodzie z zasadami legalizmu i rzetelności postępowania.
Podsumowując, fakty powszechnie znane, określane również jako fakty notoryjne lub notoryczne, stanowią ważny element konstrukcji dowodowej postępowania administracyjnego. Ich zastosowanie sprzyja sprawności i ekonomice postępowania, jednak wymaga od organów administracji publicznej rozwagi i świadomości procesowej. Tylko prawidłowe i wyważone korzystanie z tej instytucji pozwala pogodzić efektywność działania administracji z pełną ochroną praw stron postępowania.
[1] W. Siedlecki – „Postępowanie cywilne w zarysie”, Warszawa 1972r, s. 303.
[2] Por. K. Piasecki – „Znaczenie procesowe faktów powszechnie znanych i faktów znanych sądowi urzędowo”, Palestra Nr 10, 1961r, s. 38.
[3] K. Piasecki – op. cit., s. 40.
[4] Por. K. Piasecki – op. cit., s. 42.
[5] Por. K. Piasecki – op. cit., s. 43.